SalesOnline Logo

SMG14005 SalesStore Banner Klantwaarde

Time management is meer dan lijstjes maken

wendyTime management is een belangrijke vaardigheid in de meeste functies. Mensen hebben vaak meerdere taken en verantwoordelijkheden, meerdere personen die werk bij hen neerleggen en meerdere ad hoc zaken, die ineens de aandacht vragen.

 

Medewerkers, die de vele taken niet goed gemanaged krijgen, kunnen de aanbeveling krijgen om een time management cursus te volgen. Op dit soort trainingen leer je prioriteiten stellen, lijstjes maken en zo mogelijk taken te delegeren of beter in te plannen. Diverse modellen, zoals het kwadrant van Covey worden je aangereikt om efficiënter te kunnen werken. Maar ben je daar nou echt mee geholpen? Toen ik accountmanager was, kwam ik vaak tijd te kort. Dat gaf stress en had uiteindelijk ook een negatieve invloed op mijn verdiensten. Deze werden namelijk mede bepaald door het aantal bezoeken en afgesloten contracten op een dag. Op vrijdagmiddag was het borreltijd. Om 16:30 uur gingen de laptops uit en werden de zakken chips opengescheurd, toastjes gesmeerd en werden de eerste flesjes bier genuttigd. De meeste collegae leken dan klaar te zijn met hun werkzaamheden, maar ik was standaard altijd nog bezig met administratieve handelingen. Waarom was ik de uitzondering? Ik deed toch hetzelfde werk? Ik moest iets fout doen.

Mijn toenmalige manager adviseerde om duidelijke blokken te maken en zo de diverse taken goed te plannen. Een blok voor afspraken bellen,  een blok voor klanten voorbereiden, een blok voor klanten bezoeken en een blok voor administratie. Daarnaast gaf ze de tip om eerst eens een week bij te houden wat ik wanneer deed. Wat nam in verhouding te veel tijd in beslag?

Administratie
Het bleek dat ik vooral veel tijd besteedde aan administratie en dan in het bijzonder aan het ontwerpen van advertenties (ik verkocht advertenties en was verantwoordelijk voor de vormgeving en inhoud). Ook bezocht ik klanten -vaker dan de gemiddelde verkoper-  2 keer, om zo de tijd te nemen om een mooi voorstel voor de klant te maken in plaats van in het eerste gesprek direct de deal te sluiten. Een andere tijdvreter was, dat ik meteen iets op wilde lossen voor een klant op het moment dat er een vraag of klacht kwam via mail of telefoon. Daardoor liep mijn hele planning van de dag weer in de soep. Resultaat was, dat ik in de avonduurtjes mijn klantbezoeken voor de volgende dag nog zat voor te bereiden. Iets wat ik overigens ook erg uitgebreid deed voor iedere klant.

Balans tussen kwantiteit en kwaliteit
Werken na het avondeten was geen uitzondering. Ik werkte structureel over. Ik kreeg het advies van mijn manager om keuzes te maken voor welke klanten ik een uitgebreid voorstel zou maken en een tweede gesprek zou inplannen en bij welke klanten ik meer snelheid zou maken. Ik moest een betere balans vinden tussen kwantiteit en kwaliteit. Dit advies begreep ik wel, maar was in de praktijk een hele lastige opgave. Ik vond elke klant even belangrijk, wilde me graag inzetten voor de klanten en vond het lastig om daar concessies in te doen. Ik had het idee dat ik daardoor klanten tekort zou doen en was bang dat ik niet genoeg kwaliteit kon leveren. Er veranderde dus niets.
Keuzes maken, blokken plannen, lijstjes maken en goedbedoelde adviezen waren voor mij dus niet de oplossing. Mijn gedrag zou niet veranderen, zolang ik mijn onderliggende ideeën en veronderstellingen niet zou veranderen.

Kritische vragen
Ik moest mezelf een aantal kritische vragen gaan stellen:
• Waarom besteedde ik zo veel tijd aan voorbereiding?
• Waarom had ik het gevoel dat ik voor elke klant een uitgebreid voorstel moest maken?
• Was mijn idee van klantgerichtheid boven de norm? Wat verwachte een klant eigenlijk van mij? Zou een klant het als vervelend ervaren als ik in 1 gesprek zijn advertentieprogramma in orde zou maken? Zou een klant het als minder klantgericht ervaren als hij niet vanmiddag, maar de volgende dag een antwoord zou krijgen op een vraag?

Inzicht in eigen 'belemmerende' overtuigingen
Door antwoord te geven op deze vragen kreeg ik inzicht in mijn 'belemmerende' overtuigingen. Deze overtuigingen hadden invloed op mijn keuzes en handelen. Ik zag in dat ik de lat erg hoog legde. Zo ging ik er van uit dat iedere klant van mij verwachtte dat ik 2 keer zou langskomen en dat ik een uitgebreid voorstel voor ze zou maken. Terwijl niet alle klanten hier op zaten te wachten. Sommige klanten vonden het helemaal niet zo belangrijk, wilde er niet zo veel tijd aan besteden en waren blij als het in 1 gesprek geregeld was. Ook ging ik er van uit dat een klant direct een antwoord wilde hebben op een vraag. Maar als je de verwachtingen goed managet en aangeeft dat je er mee aan de slag gaat en dat hij binnen 2 werkdagen een antwoord krijgt, accepteert een klant dat ook. Ik ging er ook ten onrechte van uit dat elke klant dezelfde aandacht wilde en dezelfde hoge norm qua kwaliteit en service vroeg. Ik kwam er tenslotte ook achter dat mijn veronderstellingen en belemmerende overtuigingen niet alleen effect hadden op mijn werk, maar ook op mijn doen en laten in mijn privéleven

'Herprogrammeren
'
Alleen door mijn belemmerende overtuigingen te 'herprogrammeren' en bij te sturen kon ik daadwerkelijk mijn gedrag aanpassen. Dit gebeurt niet in 1 dag, maar het is een proces. Bewustwording is daarbij de eerste belangrijke stap. Een nieuwe en  getoetste overtuiging van mij is dat time management nog steeds een hele belangrijke vaardigheid is, maar dat het meer is dan lijstjes maken, plannen en delegeren.
Wil je echt iets veranderen, dan moet je eerst kijken naar de oorzaak en de kern. Voor de ene persoon heeft het iets te maken met perfectionisme / faalangst, bij de ander heeft het meer te maken met communicatie of assertiviteit. Pas als je weet waardoor de pijn veroorzaakt wordt, kun je het juiste medicijn voorschrijven.
Wil jij je time management verbeteren? Wil je meer inzicht in jouw persoonlijke oorzaken, om vervolgens de juiste acties te kunnen nemen? Kijk dan eens op http://www.xcdes.nl/training-time-management-stress-management/ 

Wendy Grandjean is partner van Xcdes, het bureau voor organisatieontwikkeling. Na haar opleiding HEAO commerciële economie vervulde zij diverse salesfuncties. Met haar marketing/communicatie achtergrond en saleservaring speelde zij bij diverse projecten een grote rol in het vertalen van marketingdoelstellingen naar een effectieve verkoopaanpak. Deze verkoopaanpak vertaalde zij vervolgens in een trainingsaanpak gericht op de verkopers en een bijbehorende coachingsaanpak voor de direct leidinggevenden.